6 dicas de como gerenciar contratos de locação

6 dicas de como gerenciar contratos de locação

Gerenciar imóveis alugados pode se tornar complicado se o corretor não souber como fazer da melhor maneira. Mas nós podemos te ajudar. Confira a matéria!

Para um corretor de imóveis, que precisa lidar com vários tipos de contratos e clientes ao mesmo tempo, ter um auxílio para tornar essa tarefa mais prática é mais do que necessário.

Sabemos que um corretor precisa pesquisar o mercado, se atualizar sobre inúmeros pontos da economia, acompanhar questões legais, adquirir muito conhecimento de mercado, além é claro de suas funções comuns do dia a dia . É um trabalho que exige atenção e requer meios que facilitem sua gestão.

Pensando nisso, trouxemos dicas que vão ajudar o corretor a fazer uma boa gestão de contratos imobiliários, mais especificamente em relação ao controle de aluguel de imóveis.

1. Organização
Antes de tudo é preciso ter organização! Nesse sentido, use planilhas de excel ou ferramentas tecnológicas que façam a gestão por você. Um trabalho organizado é meio caminho andado para uma boa gestão de locação, afinal a administração de aluguéis exige algumas atividades, como:

– Emissão e remissão de boletos e/ou recibos de pagamento.
– Cobrança dos valores.
– Pagamentos de taxas referente ao imóvel.
– Repasse dos valores ao proprietário.
– Gerenciamento de seguros.
– Atendimento de inquilino e possíveis visitas ao imóvel, mesmo após a locação.
– Emissão de nota fiscal.
– Acompanhamento de reajustes e modificações em contrato.
– DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias).

Portanto, se o corretor não tiver um controle dessas e de outras atividades, será mais fácil se perder na gestão das locações.

2. Mantenha impostos em dia
Saiba quais os impostos gerados pelo imóvel, além de saber quais serão pagos pelo proprietário e quais serão pagos pelo inquilino.

Se houver taxa de condomínio também é preciso estar atento ao seu pagamento. Como a maioria dos valores é de responsabilidade de quem está morando no local, vale usar meios de “lembrança” para que o cliente não esqueça e arque apenas com o valor do aluguel.

No caso do IPTU que é cobrado apenas uma vez no ano, cabe um lembrete com antecedência, pode ser um e-mail, uma carta ou dependendo do nível de tecnologia em sua gestão e do grau de relacionamento com o cliente, uma mensagem no WhatsApp ou SMS pode solucionar a questão.

3. Estabeleça datas fixas com os inquilinos
O inquilino deve ter um dia fixo para efetuar o pagamento do aluguel e deve estar ciente de que fazendo esse pagamento em dia diferente, acumulará juros para o pagamento seguinte.

Outro detalhe importante para quem tem vários contratos para gerir é definir uma data padrão para o pagamento de todos os aluguéis, isso facilita a organização no fluxo de caixa, nosso próximo ponto.

4. Fluxo de caixa
Citamos a importância de controlar o fluxo de caixa para quem é corretor autônomo ou dono de uma imobiliária, você pode ler mais sobre o texto aqui!

O controle financeiro do caixa pode desestabilizar qualquer corretor e merece atenção para evitar outros problemas, afinal melhor do que receber o valor na data certa é saber como utilizá-lo da forma correta.

Lembre-se de controlar entradas e saídas e lembrar o proprietário de separar uma parte do valor para manutenção da propriedade e pagamentos de valores de responsabilidade do dono do imóvel e não do inquilino.

É importante lembrar também dos reparos hidráulicos, nos telhados e na rede elétrica devem ser custeados integramente pelo proprietário e ele deve estar preparado para qualquer tipo de manutenção.

5. Pagamentos para o corretor/imobiliária
Atente-se também para o recebimento dos valores do seu trabalho. É comum que o corretor ou a imobiliária responsável pela gestão receba em média 10% do valor pago pelo imóvel como pagamento por suas responsabilidades.

No entanto, como o valor integral do aluguel é pago para a imobiliária, cabe ao gestor fazer o repasse correto ao proprietário.

Em relação às taxas que citamos no item anterior, pode existir um acordo entre corretor e proprietário onde o gestor do aluguel pode retirar uma quantia fixa para uma “poupança” referente a possíveis reparos na propriedade. Assim, fica sob responsabilidade de quem repassa os valores descontar cada parte e repassar o valor final.

6. Gestão de pessoas
Gerir contratos de aluguel é também lidar com pessoas. Obviamente para um corretor de imóveis isso é natural, já que o contato com pessoas para venda é comum.

Porém, na gestão de aluguéis é preciso lidar com outros tipos de contato, como reclamações, cobrança, brigas e etc. É uma tarefa complicada e é preciso tato para lidar com cada situação.

Atente-se na forma de falar, responder e-mails e lidar com os problemas do inquilino. Não é difícil encontrar casos em que os inquilinos levaram reclamações à justiça com o nome do proprietário e do gestor do contrato junto, seja ele o corretor ou uma imobiliária.

Saiba lidar com situações de emergência e tenha claro os direitos e deveres de cada lado, evitando negligência na administração.

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